Szkolenie pracowników powinno być inwestycją, a nie tylko kosztem. Tymczasem nawet dobrze przygotowane szkolenie może nie przynieść oczekiwanych rezultatów, jeśli firma źle określi jego cel, wybierze niewłaściwy temat albo nie zadba o wdrożenie zdobytej wiedzy.
Sam udział pracownika w szkoleniu nie oznacza jeszcze, że firma zyskała nowe kompetencje. Kluczowe jest to, co pracownik zrobi z nową wiedzą po zakończeniu szkolenia i czy będzie potrafił wykorzystać ją w codziennej pracy.
Jakich błędów warto unikać?
1. Szkolenie bez konkretnego celu
„Potrzebujemy szkolenia z obsługi klienta”.
„Przydałoby się szkolenie ze sprzedaży”.
„Zróbmy jakieś szkolenie dla pracowników, żeby podnieść ich kompetencje”.
To częste punkty wyjścia. Problem w tym, że są zbyt ogólne.
Dobre szkolenie pracowników powinno odpowiadać na konkretny problem biznesowy. Zanim firma zacznie szukać trenera, warto odpowiedzieć sobie na kilka pytań:
- Co obecnie nie działa?
- Jakiego zachowania oczekujemy od pracowników?
- Jakich umiejętności im brakuje?
- Co ma się zmienić po szkoleniu?
- Po czym poznamy, że szkolenie przyniosło efekt?
Jeżeli handlowcy mają problem z finalizowaniem sprzedaży, szkolenie nie powinno ograniczać się do ogólnego hasła „techniki sprzedaży”. Lepiej skoncentrować je np. na badaniu potrzeb, prezentowaniu wartości, pracy z obiekcjami i zamykaniu sprzedaży.
Podobnie w obsłudze klienta. Jeżeli problemem są eskalujące rozmowy z trudnymi klientami, potrzebne może być szkolenie z komunikacji, deeskalacji emocji i prowadzenia trudnych rozmów, a nie ogólny wykład o jakości obsługi.
Im lepiej określony problem, tym większa szansa, że szkolenie odpowie na rzeczywiste potrzeby firmy.
2. Wybór szkolenia „dla wszystkich”
Jednym z częstych błędów jest przekonanie, że jedno szkolenie można przygotować w taki sam sposób dla całej firmy.
Tymczasem inne kompetencje są potrzebne:
- pracownikowi działu sprzedaży,
- osobie zajmującej się reklamacjami,
- pracownikowi obsługi klienta,
- kierownikowi,
- pracownikowi produkcji,
- magazynierowi czy operatorowi urządzeń.
Nawet jeśli wszyscy uczestnicy mają kontakt z klientem, ich codzienne problemy mogą wyglądać zupełnie inaczej.
Dlatego przed wyborem szkolenia warto przeanalizować stanowiska, zakres obowiązków i rzeczywiste sytuacje, z którymi pracownicy spotykają się w pracy.
Dobrze dopasowane szkolenie nie musi oznaczać szkolenia dla małej grupy. Oznacza przede wszystkim program dopasowany do uczestników.
Przykład?
Pracownicy działu reklamacji mogą ćwiczyć rozmowy z niezadowolonym klientem, analizować pisemne odpowiedzi na reklamację i pracować nad deeskalacją emocji.
Handlowcy mogą natomiast trenować rozmowy sprzedażowe, zadawanie pytań, prezentowanie oferty i reagowanie na obiekcje.
Ten sam temat „komunikacja z klientem” może więc oznaczać zupełnie inne ćwiczenia dla różnych grup.
3. Za dużo teorii, za mało praktyki
Pracownik może wysłuchać nawet bardzo ciekawego wykładu. Może zrobić notatki, otrzymać materiały szkoleniowe i wyjść z sali z przekonaniem, że dowiedział się wielu nowych rzeczy.
Ale czy będzie potrafił wykorzystać tę wiedzę następnego dnia?
To jedno z najważniejszych pytań, jakie warto zadać przed wyborem szkolenia dla pracowników.
W wielu obszarach sama teoria nie wystarczy.
Jeżeli szkolenie dotyczy sprzedaży, uczestnicy powinni mieć możliwość przećwiczenia rozmowy z klientem.
Jeżeli dotyczy reklamacji – warto przeanalizować rzeczywiste przypadki i przygotować odpowiedzi.
Jeżeli dotyczy obsługi klienta – dobrze jest przećwiczyć trudne rozmowy.
Jeżeli szkolenie dotyczy bezpieczeństwa pracy – istotne znaczenie ma praktyczne przećwiczenie właściwego postępowania.
Dlatego wartościowe szkolenie powinno zawierać ćwiczenia, scenki, case study, analizę konkretnych sytuacji i informację zwrotną.
To właśnie podczas praktyki uczestnik może sprawdzić, czy potrafi zastosować nową wiedzę.
4. Brak wdrożenia po szkoleniu
Szkolenie kończy się. Uczestnicy wracają do pracy. Materiały trafiają do szuflady, a codzienne obowiązki szybko powodują, że część nowych informacji zostaje zapomniana.
To jeden z powodów, dla których firma może mieć wrażenie, że „szkolenia nie działają”.
Tymczasem problemem może nie być samo szkolenie, ale brak wdrożenia jego rezultatów.
Co można zrobić?
Po szkoleniu warto:
- ustalić kilka konkretnych zachowań, które pracownicy mają wdrożyć,
- przekazać przełożonym informację, nad czym pracował zespół,
- monitorować wykorzystanie nowych umiejętności,
- wrócić po kilku tygodniach do najważniejszych zagadnień,
- omówić pierwsze doświadczenia pracowników,
- dawać informację zwrotną.
Nie zawsze potrzebny jest rozbudowany program poszkoleniowy.
Czasami wystarczy krótkie spotkanie z zespołem po kilku tygodniach i pytanie:
„Co z tego szkolenia wykorzystaliście już w praktyce?”
Odpowiedzi mogą być bardzo wartościowe zarówno dla menedżera, jak i dla osoby odpowiedzialnej za organizację kolejnych szkoleń.
5. Wybór szkolenia tylko na podstawie ceny
Cena szkolenia jest oczywiście ważnym elementem decyzji. Nie powinna jednak być jedynym kryterium.
Dwa szkolenia o podobnej nazwie mogą znacząco różnić się programem, sposobem prowadzenia, liczbą ćwiczeń czy dopasowaniem do potrzeb konkretnej firmy.
Przed wyborem warto więc sprawdzić:
Program – czy odpowiada rzeczywistym problemom pracowników?
Forma – ile czasu uczestnicy spędzą na praktyce, a ile na słuchaniu?
Prowadzący – czy ma doświadczenie w obszarze, którego dotyczy szkolenie?
Dopasowanie – czy program można dostosować do branży i konkretnych sytuacji?
Efekty – czego uczestnicy mają nauczyć się podczas szkolenia?
Organizacja – czy firma szkoleniowa zapewnia materiały, ćwiczenia i odpowiednie przygotowanie?
Najtańsze szkolenie nie musi być najtańszym rozwiązaniem dla firmy.
Jeżeli po szkoleniu pracownik nadal nie potrafi wykorzystać zdobytej wiedzy, firma ponosi nie tylko koszt samego szkolenia. Dochodzi również czas pracownika, organizacja pracy i utracona możliwość rozwiązania konkretnego problemu.
Jak sprawić, żeby szkolenie pracowników było inwestycją?
Dobre szkolenie zaczyna się nie od wyboru tematu, ale od zdefiniowania potrzeby.
Zamiast pytać:
„Jakie szkolenie możemy zrobić dla pracowników?”
warto zacząć od pytania:
„Co chcemy poprawić w pracy naszego zespołu?”
Następnie można przejść przez prosty schemat:
problem → potrzebne kompetencje → odpowiednie szkolenie → praktyczne ćwiczenia → wdrożenie → sprawdzenie efektów
Takie podejście pozwala lepiej dopasować szkolenia dla firm do rzeczywistych potrzeb organizacji.
Nie każde szkolenie musi być długie. Nie każde musi obejmować kilkadziesiąt godzin zajęć. Czasami dobrze zaprojektowany jednodniowy trening skoncentrowany na konkretnym problemie może być bardziej użyteczny niż rozbudowany program, który próbuje omówić wszystko.
Szkolenie to początek, nie koniec
Rozwój pracowników nie powinien kończyć się w momencie rozdania zaświadczeń.
Najważniejsze pytanie brzmi:
Co zmieni się w pracy uczestników po szkoleniu?
Jeżeli pracownik po szkoleniu lepiej rozpoznaje potrzeby klienta, sprawniej radzi sobie z reklamacją, potrafi przeprowadzić trudną rozmowę, bezpieczniej wykonuje swoje obowiązki albo zdobywa nowe kwalifikacje – wtedy szkolenie zaczyna przynosić realną wartość.
Dlatego warto traktować inwestowanie w szkolenia pracowników nie jako obowiązek czy jednorazowy wydatek, ale jako element świadomego rozwoju firmy.
Właściwie dobrane szkolenie może pomóc nie tylko podnieść kompetencje zespołu, ale również poprawić jakość obsługi, zwiększyć skuteczność sprzedaży, ograniczyć liczbę błędów i zwiększyć bezpieczeństwo pracy.
Kluczem jest jednak nie samo szkolenie, lecz jego dobre zaplanowanie.
Potrzebujesz szkolenia dla swojego zespołu?
W Szkolenia z Pasją przygotowujemy szkolenia dopasowane do potrzeb firm i konkretnych grup pracowników – od sprzedaży i obsługi klienta, przez reklamacje i kompetencje miękkie, aż po szkolenia zawodowe, BHP i podnoszenie kwalifikacji.
Zamiast zaczynać od gotowego programu, warto zacząć od rozmowy o tym, co chcesz poprawić w swoim zespole.
Dobrze zaplanowane szkolenie nie powinno być kosztem. Powinno być narzędziem do rozwiązania konkretnego problemu.
